Cajas para guardar documentos y papeles

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Última modificación: 2024-02-26 04:47

El orden en los documentos es importante para obtener resultados de trabajo óptimos y rápidos. Esto le permite encontrar rápidamente los documentos necesarios, así como protegerlos de la influencia de factores externos. Para garantizar la sistematización y la seguridad de los documentos, debe saber cómo archivarlos correctamente y qué medios se necesitan para ello.

Archivo de documentos

Cualquier esfera de la vida humana desde el nacimiento hasta el último día va acompañada de papeleo. Pueden ser de diferente importancia, valor, duración del almacenamiento. Pero el hecho de que la mayoría de ellos deban mantenerse en buen estado durante un tiempo determinado es un hecho. Para garantizar el ahorro de papeles durante un período prolongado, utilice cajas para almacenar documentos. Hoy en día, se pueden comprar libremente o hacer a mano.

Relevancia del almacenamiento en papel

Siempre es necesario guardar los originales y las copias.

• Pequeño, mediano ygrandes empresas, en agencias gubernamentales, el archivo es un requisito legal.
• En la oficina, especialmente en RRHH, contabilidad, empresas comerciales, esto le permite optimizar el proceso de trabajo, descargar el área de trabajo y garantizar la continuidad de las funciones tanto para los empleados nuevos como para los existentes.
• En casa, esto garantiza el orden y la capacidad de encontrar los documentos necesarios en el momento adecuado, incluso en circunstancias de emergencia.

Accesorios de archivo

Las cajas de almacenamiento de documentos se usan más comúnmente para ahorrar papel. Hoy, los espacios en blanco para ellos están disponibles para la venta gratuita. Por regla general, se proporcionan para papeles A4. Pero también hay otros tamaños. Algunos fabricantes ofrecen a los consumidores cajas de papel especiales en las que se pueden almacenar varias cajas de papeles. Se venden sin ensamblar, y una simple instrucción facilita que cualquier comprador los ensamble. El uso de tales cajas le permite deshacerse de documentos comerciales innecesarios y, si es necesario, encontrar rápidamente el documento correcto. El formato de caja seleccionado correctamente le permite resolver de manera óptima el problema del espacio y guardar materiales valiosos durante mucho tiempo. Y una estructuración clara de originales y copias a veces aumenta la velocidad de las tareas de los empleados.

Ahorrando papeleo en la oficina

Las cajas de cartón son la mejor opción para proteger los papeles de las inclemencias del tiempo en el lugar de trabajo.almacenamiento de documento. Para usarlos, es necesario distribuir los materiales en grupos por tema y recopilarlos ya sea en forma masiva, o en archivos separados, o en carpetas, carpetas u otro tipo de ellos. Y luego recoja las cajas de acuerdo con las dimensiones requeridas. Son económicos, por lo que puedes comprar la cantidad que necesites. Las cajas se caracterizan por su amplitud, durabilidad y respeto por el medio ambiente. Las ranuras para las manos hacen que sea fácil de levantar y transportar, mientras que la tapa (con bisagras o extraíble) evita que entre el polvo. En el exterior de la cartulina se puede firmar el tipo de documentos. Por regla general, las cajas de almacenamiento de oficina se venden sin montar con instrucciones gráficas impresas, por lo que se pueden montar y desmontar fácilmente y, si es necesario, ocultarlas en un lugar apartado.

Entrega de documentos para ahorro a largo plazo

Ninguna agencia gubernamental o empresa privada que realice negocios serios puede prescindir del archivo de documentos. La documentación administrativa, fiscal, personal, contable y de otro tipo tiene un período de almacenamiento diferente, que está regulado por la lista No. 578. Este es un procedimiento obligatorio, que a menudo prevé un período de ahorro bastante largo (hasta 75 años). En este caso, todos los papeles son clasificados, colocados en cajas y entregados en los locales habilitados a tal efecto. En este caso, existen requisitos especiales para las cajas: deben estar hechas de cartón duradero (idealmente, si cumplen con el requisito GOST, también tienensimilar al período de garantía especificado). En este caso, es mejor usar cajas de archivo para almacenar documentos y cajas de cartón. Estos últimos son el receptáculo de varios contenedores para papeles. Tienen cuerdas, ya que están destinados al almacenamiento a largo plazo.

Para mayor comodidad, también puede recoger cajas para el almacenamiento vertical y horizontal de materiales. También se debe tener en cuenta que existen empresas privadas que están dispuestas a fabricar envases para papeles de acuerdo a las dimensiones dadas por el cliente.

Archivo de inicio

Todos los adultos deben preocuparse por mantener los documentos importantes dentro de las paredes de sus hogares. Después de todo, muy a menudo debe proporcionar documentos que confirmen su identidad, educación, propiedad de la propiedad, etc. Para evitar gastos financieros innecesarios y poder ejercer sus derechos, debe conservar tarjetas de garantía para electrodomésticos, manuales para su operación, recibos de compra. Los documentos pueden ser necesarios con urgencia en caso de emergencia: en caso de salida repentina, incendio, desastre natural, evacuación de la población…

Los originales y las copias de los valores deben estar en un solo lugar, ocultos a miradas indiscretas, clasificados y protegidos de factores externos. Es bueno si se prepara una caja para guardar documentos en el hogar para este propósito. Se puede comprar, hacer comprando un cartón en blanco en una tienda por un módico precio, o puedes adaptar cualquier caja innecesaria. Si no está archivadooriginales, su búsqueda dolorosa estará asegurada, y la restauración en caso de pérdida requerirá mucho tiempo, finanzas y, lo más importante, nervios.

Organización del valor de la vivienda

Para comprar cajas para guardar papeles y documentos o hacerlas usted mismo, debe desmontar todos los materiales y clasificarlos en grupos, por ejemplo:

• documentos personales;
• papeles que demuestren la propiedad;
• acuerdos de préstamo, pagos de transacciones;
• documentos sobre el estado de salud de los miembros de la familia, exámenes aprobados, opiniones de los médicos;
• materiales que confirman el pago de bienes, tarjetas de garantía, etc.

Es necesario tener en cuenta el período de vigencia de los valores, ya que algunos de ellos pueden no ser relevantes al momento del análisis.

Consejos para la distribución de materiales

Los originales y las copias pueden variar en tamaño, por lo que también se pueden hacer cajas de archivo para que coincidan. En este caso, los originales se pueden ordenar:

• en orden de importancia;
• por tamaño;
• según el período de relevancia;
• por tipo (trabajo, hogar…);
• en eventos.

Tal sistematización ahorrará tiempo en la búsqueda de los documentos correctos y los protegerá de niños, extraños y factores externos.

Cajas de almacenamiento de bricolaje

La principal diferencia entre el material familiar y el de oficina es su tamaño: en el trabajoeste suele ser A4, mientras que en casa el papel es muy diferente. Por lo tanto, puede hacer cajas para almacenar documentos con sus propias manos. Hay varias opciones:

1. Puedes comprar un trozo en cualquier departamento de hogar del supermercado y, siguiendo las instrucciones, montarlo.
2. Si necesita una caja de tamaños pequeños, debe tomar los dibujos, descargarlos, transferirlos a cartón y pegarlos. Si las dimensiones especificadas no se adaptan al usuario, puede transferir el dibujo al papel, mientras reduce las dimensiones de la pieza de trabajo varias veces.
3. La opción más fácil es tomar cualquier caja que no necesite y guardarla para los originales.
4. Haz según tu propio dibujo. Entonces, por ejemplo, para hacer una caja para documentos personales (pasaportes, certificados de nacimiento, derechos, diplomas de educación), debe tomar 2 hojas de papel resistente (cartón), cortar un cuadrado del tamaño requerido de cada una, agregue 1,5 cm adicionales a uno (para la tapa). Luego dobla cada hoja por la mitad y a lo largo de diferentes diagonales. Debe haber 3 líneas en total. Luego, las esquinas deben doblarse hacia el centro y luego cada lado debe doblarse para que su borde pase por el centro de la hoja. El paso final es ensamblar la caja de papel siguiendo las líneas existentes y pegar los lados.

Al mismo tiempo, cualquier caja de este tipo se puede decorar para que coincida con el color del interior usando papel de colores, pegamento, tijeras. Las "bóvedas" llenas deben mantenerse alejadas de la luz solar directa, la humedad y los niños.

Los documentos son compañeros de la vida humana. Puede garantizar su seguridad con la ayuda de cajas para almacenar documentos en el archivo, y si la situación financiera no lo permite, puede construirlas usted mismo con materiales improvisados. Y luego se proporciona un ambiente tranquilo en el trabajo y en el hogar.